各函授站（点）、夜大科：
    为做好201１年秋季毕业生毕业办证工作，确保成人学历证书电子注册报数据准确、规范，现将有关事项通知如下：
１、 根据教育部成人学历证书电子注册相关规定，2011年办理函授、夜大毕业证的学生必须是在2008年或在此之前参加成人高考并经教育部注册且取得学籍、专升本学生专科毕业时间须在2009年1月之前的学生。学习当年未参加成人高考，以及专升本学生专科毕业时间在200９年6月之后的学生，在上报数据的同时，必须备注标明，这类学生不在今年办理毕业毕业证书之列。
２.教育部自2011年元月起实行成人学历即时注册制度，如不能在规定时间内进行学历注册工作，将影响毕业生的学历上网，学历注册数据也无法通过湖北省教育厅上报。因此各教学单位务必在４月１５日前将学历注册数据以及学籍修改信息报送我学籍科。
３、函授站（点）要利用学生面授期间组织学生填写、收集《函授夜大毕业生鉴定表》。今年不具备办证条件的学生鉴定表由函授站（点）妥善保管，暂不寄交学校，待符合办证条件的当年再送交学校。专升本的毕业生在交鉴定表的同时，还须附上专科毕业证复印件，以便备查。
４、根据有关文件要求，学校原则上不接受新生在注册后学习期间改名、变更出生日期、变更学习形式及学习层次。 专升本学生的专科信息与本科入学注册信息不一致的，须由学生本人到当地派出所出具的变更证明，并将更名证明、户口簿、身份证的原件及复印件交学院学籍科。在信息变更过程中，所带来不方便，由学生本人承担。
５、 函授站要加强对转入学生的清理工作，准确掌握转入学生的信息，包括转出学校名称，转出学校的注册情况，以及转出手续是否齐全。对未办理转学手续或手续不齐全的学生，要督促办理，否则将影响学生的学历证书电子注册工作。
５、 各函授站（点）要及时与学院教务科取得联系，核对毕业生的课程成绩，防止成绩漏报或漏登的情况。要及时清理毕业生学费缴纳情况，并按学校要求将学费汇到指定账户。未交费注册的学生和学习期间考试成绩达到四门以上（含四门）不及格的学生，将不予办理毕业证书。
６、 填写《毕业办证上报名册》的要求。
    函授站（点）上报数据前要认真核查毕业生信息，包括毕业生姓名（曾用名）、性别、学习形式、身份证号、层次、学制、录取时间、毕业时间和毕业证编号等项目，毕业生本人应核对数据并签字确认。
    专升本毕业生提供的专科毕业证书信息必须能通过学籍电子注册并经教育部审定核准的专科或以上毕业证书，学生提供虚假和错误专科毕业证信息，造成不能进行学历证书电子注册的后果由学生本人承担。
    在填报毕业生花名册时，函授站要对在校期间发生的学籍异动情况进行特别注明（含专业、转站、转班、由那个学校转入等）。
    因各种原因推迟办证的往届生按专业分类单独制表，毕业生花名册中必须注明入学时间和取得学籍时间。
   ７、 图像采集。
    自2011年起教育部不再接收由各省教育厅汇集的高校报达的毕业电子照片光盘，而是接收当地新华社图片社组织进行的毕业登记电子照片数据。各教学站点务必与当地图片社取得联系，按毕业登记照的要求组织拍摄。同时，各站点要及早安排，以避免影响学生的学历证书上网的进度及上网信息的完整性。我科原则上不再接收非地方图片社单位拍摄的电子照片。
   电子照片取得后，函授站要对照片信息进行核对，发现问题要及时与图片社联系更正，避免张冠李戴。电子照片制成的光盘一式两份，一份交学校备存，一份留函授站。纸质照片在规定时间寄学校。
８、 各函授站点应于2010年4月１５日前将毕业生鉴定表、毕业办证上报名册、照片信息（含光盘）报送学籍科。《毕业办证上报名册》在群共享中下载。上报《毕业办证上报名册》可以通过电子邮件或qq群发送到学籍科。9、 将学费请汇到学校指定的账户，同时将《函授站上交学费统计表》、缴费学生名单、汇款凭证复印件邮寄到招生学籍科转校财务处。